Excel es una herramienta sorprendentemente común para el análisis de datos.

Los analistas de datos pueden modificar, examinar y mostrar grandes cantidades de datos con facilidad utilizando Excel, lo que facilita la obtención de perspectivas y la toma de decisiones acertadas.

La versatilidad de Excel permite a los usuarios llevar a cabo una variedad de actividades de análisis de datos, desde operaciones matemáticas sencillas hasta análisis estadísticos complejos. Además, Excel ofrece automatización mediante el uso de programas de terceros como Python o el lenguaje de programación integrado VBA.

Excel se utiliza con frecuencia para el análisis de datos en una variedad de industrias, incluyendo la banca, la atención médica y el marketing, gracias a su versatilidad y facilidad de uso.

Pero como analista de datos, es posible que te encuentres repitiendo tareas mundanas a diario cuando trabajas con Excel.

Estas tareas pueden incluir copiar y pegar datos, dar formato a celdas y crear gráficos, entre otras. Con el tiempo, esto puede volverse monótono y consumir mucho tiempo, dejándote con menos tiempo para concentrarte en aspectos más importantes del análisis de datos, como identificar tendencias, valores atípicos y perspectivas.

Por eso, automatizar Excel utilizando Python puede cambiar el juego, ayudándote a optimizar tus flujos de trabajo y liberar tiempo para un análisis más significativo.

En este tutorial, te mostraré algunas formas útiles de crear, actualizar y analizar hojas de cálculo de Excel utilizando programación en Python. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Cómo fusionar dos hojas de cálculo separadas con Python?

Los analistas de datos a menudo tienen que trabajar con muchas hojas de cálculo, lo que puede volverse agobiante cuando tienes que fusionar esos archivos juntos.

El código a continuación te ayuda a fusionar dos archivos separados juntos.

import pandas as pd

# Read in the two Excel files

file1 = pd.read_excel('file1.xlsx')file2 = pd.read_excel('file2.xlsx')

# Merge the two files using the concat() method
merged_file = pd.concat([file1, file2], ignore_index=True)

# Write the merged file to a new Excel file
merged_file.to_excel('merged_file.xlsx', index=False)

En este código, primero importamos la biblioteca Pandas, que utilizaremos para leer y manipular los archivos de Excel.

Primero usamos el método read_excel() para leer tanto en file1.xlsx como en file2.xlsx.

Luego, empleamos el método concat() para unir los dos archivos juntos. El argumentoignore_index=True garantiza que los valores de índice de ambos archivos se reinicien, de modo que no terminemos con valores de índice duplicados en el archivo fusionado.

Finalmente recurrimos al método to_excel() para escribir el archivo fusionado en un nuevo archivo de Excel llamado merged_file.xlsx. También establecemos index=False para asegurarnos de que la columna de índice no se incluya en el archivo de salida.

Cómo Importar y Exportar Datos con Python

Esta tarea implica el uso de bibliotecas de Python como Pandas para leer archivos de Excel en un objeto DataFrame. Luego puedes manipularlo y analizarlo utilizando Python.

También puedes exportar datos desde Python de vuelta a un archivo de Excel utilizando las mismas bibliotecas.

import pandas as pd
# Import Excel file

df = pd.read_excel('filename.xlsx', sheet_name='Sheet1')

# Export to Excel file
df.to_excel('new_filename.xlsx', index=False)

El código dado importa la biblioteca Pandas y lee un archivo de Excel llamado "filename.xlsx" desde la Hoja1 del libro de trabajo, almacenando los datos en un marco de datos de Pandas llamado "df". Luego, el marco de datos se exporta a un nuevo archivo de Excel llamado "new_filename.xlsx" utilizando el método "to_excel". El parámetro "index=False" se utiliza para excluir la indexación de filas en el archivo de salida.

Esencialmente, el código copia el contenido del archivo de Excel original a un nuevo archivo utilizando Pandas.

Cómo Limpiar y Transformar Datos usando Python

Esta tarea implica el uso de bibliotecas de Python como Pandas para limpiar y transformar datos en Excel.

Esto puede incluir la eliminación de duplicados, filtrado de datos según criterios específicos y realización de cálculos sobre los datos.

import pandas as pd

# Remove duplicates
df = df.drop_duplicates()

# Filter data
df = df[df['column_name'] > 10]

# Perform calculations
df['new_column'] = df['column1'] + df['column2']

El fragmento de código anterior realiza tareas de limpieza y manipulación de datos en un marco de datos de Pandas llamado 'df' utilizando la biblioteca Pandas.

En primer lugar, elimina filas duplicadas de 'df' utilizando el método "drop_duplicates". En segundo lugar, filtra el marco de datos 'df' seleccionando las filas donde el valor en la columna 'column_name' es mayor que 10 y asigna el resultado filtrado a un nuevo marco de datos llamado 'data_df'.

Por último, se añade una nueva columna llamada 'new_column' a 'df' que contiene la suma de los valores de 'column1' y 'column2'.

En general, el código limpia y manipula eficazmente los datos eliminando duplicados, filtrando filas específicas y añadiendo una nueva columna calculada al marco de datos original.

Cómo Realizar Análisis de Datos con Python

Este proceso implica utilizar bibliotecas de Python como Pandas y NumPy para llevar a cabo análisis de datos en datos de Excel.

Esto podría abarcar desde calcular estadísticas resumidas, como la media y la desviación estándar, hasta crear informes personalizados mediante la agrupación de datos según criterios específicos.

import pandas as pd
import numpy as np

# Calculate summary statistics
df.describe()
# Create custom reports
df.pivot_table(values='column_name', index='category_name', columns='date')

El código utiliza las bibliotecas Pandas y NumPy y realiza tareas de análisis de datos e informes en un marco de datos de Pandas llamado "df".

En primer lugar, calcula estadísticas resumidas para los datos numéricos en el marco de datos utilizando el método "describe". Este método genera información valiosa sobre la distribución, tendencia central y dispersión de los datos.

En segundo lugar, el código utiliza el método "pivot_table" para crear informes personalizados a partir del marco de datos. Este método resume y agrega los datos en el dataframe y puede producir tablas en varios formatos.

En este código, genera un nuevo marco de datos donde los valores de 'column_name' están agrupados por las columnas 'category_name' y 'date'.

En resumen, el código realiza tareas de análisis estadístico e informes en el marco de datos para obtener información de los datos.

Cómo Crear Gráficos con Python

Esta tarea implica utilizar bibliotecas de Python como matplotlib o seaborn para crear gráficos y diagramas a partir de datos de Excel.

Puedes personalizar estos gráficos para mostrar datos específicos y darles formato para cumplir con requisitos particulares.

import pandas as pd
import matplotlib.pyplot as plt
# Create a bar chart
df.plot(kind='bar', x='category_name', y='sales')
plt.show()
# Create a scatter plot
df.plot(kind='scatter', x='column1', y='column2')plt.show()

El código importa dos bibliotecas, Pandas y matplotlib.pyplot, utilizando los alias 'pd' y 'plt', respectivamente.

Luego, se utiliza el método "plot" de Pandas para crear dos tipos de gráficos. El primer tipo de gráfico es un gráfico de barras que muestra la relación entre las columnas 'category_name' y 'sales' en el dataframe "df".

El segundo tipo de gráfico es un gráfico de dispersión que muestra la relación entre las columnas 'column1' y 'column2' en el mismo marco de datos. El código utiliza los parámetros "kind='bar'" para el gráfico de barras y "kind='scatter'" para el gráfico de dispersión para crear los respectivos gráficos.

Por último, se llama al método "show" para mostrar los gráficos en la pantalla. En resumen, el código utiliza Pandas y matplotlib para crear un gráfico de barras y un gráfico de dispersión para visualizar los datos en el marco de datos "df".

Cómo Realizar Visualización de Datos en Python

Esta tarea implica utilizar bibliotecas de Python como Plotly y Bokeh para crear visualizaciones de datos interactivas a partir de datos de Excel.

Estas visualizaciones permiten a los usuarios explorar los datos de nuevas formas, como mediante el zoom en puntos de datos específicos o el filtrado de datos según criterios específicos.

import pandas as pd
import plotly.express as px
# Create a heatmap
fig = px.imshow(df.corr())
fig.show()
# Create a line chart
fig = px.line(df, x='date', y='sales', color='category')
fig.show()

El código utiliza las bibliotecas Pandas y plotly.express para crear dos tipos de visualizaciones. Primero, se crea un gráfico de mapa de calor utilizando el método "imshow" de plotly.express que visualiza la correlación entre las columnas en el marco de datos "df".

En segundo lugar, se crea un gráfico de líneas utilizando el método "line" de plotly.express que muestra la relación entre las columnas 'date' y 'sales' mientras diferencia entre las categorías basadas en la columna 'category' del dataframe. Ambos gráficos se muestran utilizando el método "show".

Cómo Automatizar la Generación de Informes con Python

Esta tarea implica utilizar scripts de Python para automatizar el proceso de generación de informes a partir de datos de Excel.

Puedes configurar estos scripts para que se ejecuten según un horario regular, como diario o semanal. También pueden actualizarse automáticamente a medida que haya nuevos datos disponibles.

import pandas as pd
# Create daily report
df_daily = df[df['date'] == '2022-01-01']
df_daily.to_excel('daily_report.xlsx', index=False)
# Create weekly report
df_weekly = df.groupby('category').sum()
df_weekly.to_excel('weekly_report.xlsx', index=False)

El código crea un informe diario mediante la creación de un nuevo marco de datos "df_daily" que incluye solo las filas donde la columna 'date' es igual a '2022-01-01'. Esto se logra utilizando la función de indexación booleana de Pandas.

Posteriormente, se utiliza el método "to_excel" para exportar los datos filtrados a un archivo de Excel llamado "daily_report.xlsx", sin incluir la columna de índice.

A continuación, el código crea un informe semanal agrupando el marco de datos "df" por la columna 'category' y sumando los valores de todas las demás columnas. Esto se logra utilizando los métodos "groupby" y "sum" de Pandas.

El resultado se guarda en un nuevo marco de datos llamado "df_weekly". Por último, se utiliza el método "to_excel" para exportar los datos agregados a un archivo de Excel llamado "weekly_report.xlsx", sin incluir la columna de índice.

En resumen, el código crea dos informes utilizando la biblioteca Pandas. El primer informe es un informe diario que incluye solo datos de una fecha específica, y el segundo informe es un informe semanal que agrupa los datos por categoría. Ambos informes se exportan a archivos de Excel utilizando el método "to_excel".

Cómo Automatizar Tareas Repetitivas con Macros y Scripts en Python

Esta tarea implica utilizar Python para automatizar tareas repetitivas en Excel, como la entrada de datos o el formato.

Puedes hacer esto creando macros o scripts que se ejecuten automáticamente, o utilizando Python para interactuar directamente con la aplicación de Excel.

import win32com.client as win32
# Open Excel file
excel = win32.gencache.EnsureDispatch('Excel.Application')
workbook = excel.Workbooks.Open(r'filename.xlsx')
# Run macro
excel.Application.Run('macro_name')
# Save and close Excel
 fileworkbook.Save()workbook.Close()excel.Quit()

El código utiliza el módulo win32com.client para interactuar con Microsoft Excel a través de la API de Windows.

Primero, se abre una instancia de la aplicación Excel utilizando el método EnsureDispatch(), y el archivo de Excel especificado se abre utilizando el método Workbooks.Open().

A continuación, se ejecuta una macro utilizando el método Application.Run(), pasando el nombre de la macro como argumento.

Finalmente, los cambios realizados en el archivo de Excel se guardan utilizando el método Save(), el libro de trabajo se cierra utilizando el método Close(), y la aplicación de Excel se termina utilizando el método Quit().

Cómo Extraer Datos con Python

Esta tarea implica utilizar bibliotecas de Python como requests y Beautiful Soup para extraer datos de páginas web u otras fuentes e importarlos a Excel.

Luego, puedes analizar y manipular estos datos utilizando bibliotecas de Python como Pandas.

import pandas as pd
import requests
from bs4 import BeautifulSoup
# Scrape data from web page
url = 'https://www.website.com/data'
response = requests.get(url)
soup = BeautifulSoup(response.text, 'html.parser')
table = soup.find('table')
df = pd.read_html(str(table))[0]
# Export to Excel file
df.to_excel('scraped_data.xlsx', index=False)

Este código utiliza la biblioteca requests para enviar una solicitud GET HTTP a la URL 'https://www.example.com'. Luego utiliza la biblioteca BeautifulSoup para analizar el contenido HTML de la respuesta en un objeto BeautifulSoup nombrado 'soup'.

Puedes luego utilizar métodos de BeautifulSoup como find_all() para extraer datos específicos del HTML:

links = []for link in soup.find_all('a'):    href = link.get('href')    links.append(href)

Este código encuentra todas las etiquetas de anclaje en el HTML y extrae el valor del atributo 'href' para cada una, agregándolos a una lista nombrada 'links'.

Cómo Utilizar Python para Integrar Excel con Otras Aplicaciones

Esta tarea implica utilizar Python para integrar Excel con otras aplicaciones, como bases de datos o servicios web.

Puedes hacer esto utilizando bibliotecas de Python como pyodbc para conectarte a bases de datos o mediante el uso de APIs para conectarte a servicios web. Esto permite una transferencia y análisis de datos sin problemas entre diferentes aplicaciones.

import pandas as pd
import pyodbc
# Connect to database
cnxn = pyodbc.connect('DRIVER={SQL Server};SERVER=server_name;DATABASE=db_name;UID=user_id;PWD=password')
# Read data from database
query = 'SELECT * FROM table_name'
df = pd.read_sql(query, cnxn)
# Export to Excel file
df.to_excel('database_data.xlsx', index=False)

El código establece una conexión a una base de datos SQL Server utilizando el método pyodbc.connect(), donde el controlador, el nombre del servidor, el nombre de la base de datos, el ID de usuario y la contraseña se proporcionan como argumentos.

Luego, se define y ejecuta una consulta SQL para recuperar datos de una tabla en la base de datos utilizando el método pd.read_sql(), donde la consulta SQL y el objeto de conexión se proporcionan como argumentos. Los datos recuperados se almacenan en un marco de datos de pandas.

Finalmente, los datos en el Marco de Datos se exportan a un archivo de Excel llamado "database_data.xlsx" utilizando el método to_excel(), excluyendo la columna de índice de la exportación al establecer el parámetro index en False.

Conclusión

Python es un lenguaje versátil que puedes utilizar para automatizar muchas tareas de Excel. También puedes utilizar diversas bibliotecas como Pandas, openpyxl, xlwings y pyautogui para manipular datos, extraer información, generar informes y automatizar tareas repetitivas.

La automatización puede ahorrar tiempo y esfuerzo, reducir errores y aumentar la productividad. La competencia en Python puede ser una habilidad valiosa para cualquier profesional que trabaje con Excel, ya sea un analista de datos o financiero. Al aprender Python, puedes llevar tu trabajo a nuevos niveles.

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Microsoft Excel incluye una variedad de funciones diferentes que ayudan a los usuarios con cálculos de cualquier tipo.  La funcionalidad de Excel es tan completa que los usuarios promedio ni siquiera aprovechan la mayoría de las utilidades.

Sin embargo, si a menudo se desplaza por las columnas y filas en busca de la misma información, es probable que aprecie la función VLOOKUP. VLOOKUP, que significa "búsqueda vertical", puede ayudarlo a encontrar rápidamente los datos asociados con un determinado valor que ingrese.

Por ejemplo, puede tener una tabla que contenga productos con ID y precios únicos.  VLOOKUP puede mostrarle el precio de un determinado producto si ingresa su ID.

Puede usar VLOOKUP de muchas formas diferentes y simplificará significativamente su trabajo, especialmente cuando se trata de tablas grandes.

No necesita perder mucho tiempo buscando una celda determinada porque esta función la encontrará por usted.  Sin embargo, los usuarios principiantes a menudo tienen dificultades para configurar VLOOKUP.  Por lo tanto, decidí ayudarlo preparando esta guía detallada.

Qué es VLOOKUP?

En primer lugar, VLOOKUP es una función.  Por lo tanto, si es nuevo en Excel, es posible que desee familiarizarse con algunas funciones básicas, como AVERAGE, SUM o TODAY.  De esta forma le resultará fácil comprender cómo funciona esta función.

VLOOKUP es una función de base de datos, por lo que está diseñada para tablas de base de datos.  Estas tablas son básicamente listas de diferentes elementos.  Por ejemplo, puede utilizar esta función cuando trabaje con listas de productos, empleados, clientes, etc.

Digamos que tiene una lista de productos que consta de cuatro columnas. Puede incluir el código del artículo en la primera columna, el nombre o descripción del producto en la segunda columna y el precio y la cantidad de artículos disponibles en stock en la tercera y cuarta columnas, respectivamente.

Las tablas de la base de datos suelen tener algún tipo de identificador único para cada elemento.  En este caso, es el código del artículo. Esta columna es necesaria para que funcione la función VLOOKUP y debe ser la primera columna de su tabla.

Si es un principiante, lo primero que debe hacer es comprender qué hace exactamente VLOOKUP.  En pocas palabras, muestra información de una lista o base de datos basada en el identificador único ingresado por el usuario.

Si consideramos el ejemplo anterior, esta función podría mostrar el precio, la descripción o la disponibilidad de un producto en función de su código de artículo.  Lo que mostrará exactamente depende de la fórmula que escriba.  VLOOKUP admite coincidencias tanto exactas como aproximadas, así como comodines para coincidencias parciales.

Cómo funciona VLOOKUP

Aquí está la sintaxis de las fórmulas que describen la función VLOOKUP:

=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])

• value es lo que buscará esta función en la primera columna.
• table es la tabla de la que la función recuperará la información necesaria.
• column_index es el número de la columna de la que la función recuperará la información.
• range es un parámetro booleano que puede ser TRUE o FALSE.  TRUE  es el valor predeterminado y corresponde a la coincidencia aproximada. FALSE le mostrará solo coincidencias exactas.

Incluso el nombre de esta función incluye "vertical", y VLOOKUP solo está destinado a tablas donde los datos están organizados en columnas verticales.  Por lo tanto, si está organizando sus datos horizontalmente, esta función será inútil.  En este caso, puede utilizar una función similar para la búsqueda horizontal — HLOOKUP.

También debe tener en cuenta que esta función solo funciona de izquierda a derecha.  En otras palabras, si el identificador único no está en la primera columna de su tabla, la función no podrá recuperar información de las columnas a la izquierda del identificador.

Cada columna tiene su número y todas las columnas están numeradas de izquierda a derecha.  Si desea obtener un valor de una determinada columna, debe especificar su número en su fórmula.  En la plantilla de fórmula anterior, este número se llama column_index.

Por ejemplo, si desea recuperar el nombre del producto del ejemplo anterior, el índice de la columna debe ser 2.

Como ya mencioné anteriormente, la función VLOOKUP admite dos modos de coincidencia: aproximado y exacto.  Este parámetro es el cuarto argumento de la fórmula.  La coincidencia aproximada se establece de forma predeterminada.  Si desea elegir la coincidencia exacta, debe establecer el rango de búsqueda en FALSE.

Por lo tanto, las dos fórmulas siguientes recuperarán datos utilizando una coincidencia aproximada:

=VLOOKUP(value, table, column_index)

=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)

Como puede ver, si desea utilizar el modo de coincidencia exacta, debe tener cuidado.  Si no proporciona ningún valor de rango de búsqueda, la función seguirá usando el modo de coincidencia aproximado.

La siguiente fórmula forzará el modo de coincidencia exacta:

=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)

Asegúrese de establecer el valor en  FALSE i va a utilizar el modo de coincidencia exacta.  Lo más probable es que necesite una coincidencia exacta en la mayoría de los casos, por lo que si es nuevo en Excel, no se olvide de este detalle.

La coincidencia exacta es la elección correcta si tiene una columna con el identificador del artículo.  También puede ser cualquier valor único que se pueda utilizar para una búsqueda exacta.  Por ejemplo, puede ser un título único de un libro o una película, así como cualquier otra palabra clave única.  Tenga en cuenta que VLOOKUP no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Sin embargo, a veces es posible que no necesite la coincidencia exacta, sino la mejor coincidencia posible.  En este caso, puede utilizar el modo de coincidencia aproximada.

Por ejemplo, puede usar este modo cuando se trata de tablas de datos donde la información necesaria corresponde a ciertos valores numéricos y desea recuperar resultados para un valor que no está incluido en la tabla.

Puede utilizar este enfoque al realizar cálculos basados ​​en los datos existentes.  Si ingresa un valor y la función encuentra la coincidencia exacta, recuperará información de la fila correspondiente.  Sin embargo, si no hay una coincidencia exacta en la tabla, la función coincidirá con la fila anterior.

¿Por qué coincidiría con la fila anterior y no con otra?  Bueno, no lo hará si no organiza su mesa de la manera correcta.  Para permitir que VLOOKUP busque el mejor valor aproximado, debe asegurarse de que todos los valores de esta columna estén ordenados en orden ascendente.  En este caso, la función simplemente retrocederá y recuperará el valor más cercano.

Errores #N/A

Al usar la función VLOOKUP, así como muchas otras funciones en Excel, a menudo puede obtener errores # N/A.  Este error significa que no se encontró el valor.

Puede obtener este error por varias razones.  Estos son algunos de los casos más comunes:

• Ha escrito mal el valor o ha añadido un espacio extra.
• El valor necesario no existe en la tabla.
• Está utilizando el modo de coincidencia exacta cuando busca un valor aproximado.
• No ha introducido el rango de tabla correcto.
• Ha copiado VLOOKUP mientras la referencia de la tabla no está bloqueada.

Si su tabla tiene una referencia absoluta, significa que las filas y columnas no cambiarán si se copian.  Sin embargo, este no es el caso con una referencia relativa. En este caso, deberá cambiar a la referencia absoluta.

Puede personalizar el texto del error #N/A utilizando la función IFNA.  En este caso, debe escribir una fórmula más larga con IFNA que incluya VLOOKUP.

A continuación, se muestra un ejemplo de una fórmula que devolverá "no encontrado" en lugar de #N/A:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")

Y aquí hay una fórmula que devolverá un resultado en blanco:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")

Aunque puede personalizar el mensaje, puede considerar usar el error #N/A porque atraerá su atención de inmediato y le informará si algo sale mal.

Cómo utilizar VLOOKUP

Puede escribir fórmulas desde cero o también puede usar el menú de Excel.  Seleccione la celda donde desea mostrar el resultado y luego seleccione la pestaña "Fórmulas".

Después de esto, haga clic en "Insertar función".  Verá un cuadro donde puede seleccionar categorías de funciones y elegir la función VLOOKUP. También puede usar el cuadro "Buscar una función" e ingresar "vlookup"

Seleccione la función y aparecerá el cuadro “Argumento de función”. Aquí puede ingresar los parámetros necesarios de la función.  En esta ventana, debe especificar el identificador único que está buscando, la ubicación de la base de datos y la información que corresponde al identificador que desea recuperar.

Estos argumentos son "Lookup_value", "Table_array" y "Col_index_num". Estos campos están escritos en negrita porque estos argumentos son obligatorios.

El cuarto argumento es para el modo de búsqueda, y puede o no especificarlo.  El modo aproximado está configurado de forma predeterminada.

O ingrese el primer argumento, que es el identificador único, puede seleccionar la celda necesaria y presionar Enter.  En este caso, el valor de esta celda se ingresará automáticamente como el primer argumento de la función VLOOKUP.

Ahora debes ingresar el segundo argumento.  La base de datos no debe comenzar necesariamente en la esquina superior izquierda.  Por ejemplo, también puede tener una fila que describa columnas, que sirve como encabezado.

“Una de las mejores cosas de la función BUSCARV es que la ubicación de la base de datos también se puede personalizar”, señala Bridget Allen, contadora de Best Writers Online.

Dado que VLOOKUP solo funciona con números de columnas, debe especificar qué área de la tabla desea usar para la búsqueda.  Para esto es el cuadro "Table_array".

Por ejemplo, si su tabla comienza en la esquina superior izquierda y su primera fila es un encabezado, puede seleccionar toda la base de datos sin la primera línea.  Si su base de datos tiene cuatro columnas (AD) y cinco elementos, la matriz de la tabla será A2: D6, porque las celdas A1-D1 contendrán el encabezado.

Puede hacer clic en la pestaña de la hoja de trabajo necesaria y seleccionar el área con la base de datos.  Presione Entrar y el rango de celdas seleccionado se agregará automáticamente al segundo argumento de la función VLOOKUP.  Aquí hay un ejemplo de un argumento de función:

‘database_name’!A2:D6

En este caso, "database_name" es el nombre de la pestaña de la hoja de trabajo.

Ahora solo necesita especificar qué información desea recuperar y proporcionar el número de la columna necesaria.

Por ejemplo, si desea recuperar el precio de un artículo de la tabla al principio de este artículo, debe usar la tercera fila y el valor "Col_index_num" será 3.

Para terminar

Microsoft Excel tiene una amplia variedad de funciones que pueden ayudar a los usuarios a lidiar con diferentes cálculos y otras tareas. VLOOKUP es una función muy útil que puede recuperar información que corresponde a un cierto valor de una tabla de base de datos.

Si es nuevo en Excel, puede experimentar dificultades con esta función porque tiene cuatro argumentos.

Sin embargo, si sigue nuestra guía, podrá seleccionar los argumentos correctos y utilizar las fórmulas correctas.  Si usa esta función varias veces en la práctica, comprenderá rápidamente cómo funciona, por lo que podrá usar VLOOKUP siempre que lo necesite.

Vamos a aplicar la fórmula SUM para que podamos verla en acción. Digamos que estás organizando una fiesta, y diferentes personas están trayendo globos de diferentes colores. Registrarás en una tabla cuantos globos de cada color trae cada persona.

Como sumar las celdas en una columna

Primero, queremos saber cuanto globos de cada color trajeron las personas a la fiesta.

Así que basado de la tabla de arriba, para encontrar cuantos globos tenemos, tenemos que escribir la fórmula SUM in la celda C6. Entonces  escribimos las celdas que queremos sumar como C3:C5, las que serán interpretadas como "todas las celdas desde C3 a C5". Así que tendremos =SUM(C3:C5).

Podemos hacer lo mismo para los globos verdes y blancos: escribiremos las celdas para el verde D3:D5 y E3:E5 para blanco.

Como añadir celdas a una columna

Lo siguiente que queremos saber es cuantos globos ha traído cada quien. Para saber cuantos globos Marisa a llevado, podemos escribir la fórmula SUMen la celda F3, y escribir las celdas que queremos sumar como C3:E3. Esto puede ser interpretado como "todas las celdas de C3 a  E3",  que nos da =SUM(C3:E3).

Igualmente, para los globos de Oliver, escribimos en las celdas C4:E4 y para los globos de Alex C5:E5.

Como sumar las celdas en un bloque

Lo último que queremos aprender a hacer es averiguar cuántos globos tenemos en total.

Para  hacer eso necesitamos sumar todos los globos que tenemos. Nosotros escribimos el bloque de celdas como C3:E5,  la cual seleccionaremos todas las celdas en un rectángulo con C3 en la esquina superior izquierda y E5 en el fondo de la esquina derecha.

Como sumar celdas en diferentes intervalos

Si queremos saber la suma de diferentes intervalos de datos  que no están cerca uno de otro(por ejemplo cuantos globos azules y blancos  tenemos en total), podemos usar la fórmula SUM separando intervalos de datos con comas.

Ya que C3:C5 es el intervalo de globos azules, y E3:E5 es el intervalo para globos blancos, podemos escribir =SUM(C3:C5,E3:E5). También, ya sabemos cuantos globos azules tenemos en total y sabemos cuantos globos blancos tenemos en total, podemos sumar los dos totales con =SUM(C6,E6).

Como agregar celdas seleccionando los datos con el mouse

En este punto hemos escrito los nombres de las celdas para seleccionarlas. Pero Excel también permite seleccionar celdas para usar en la fórmula con el mouse.

Una vez que hayas escrito =SUM( entonces podrás seleccionar las celdas- si tú quieres seleccionar multiples intervalos, tú simplemente puedes mantener Ctrl presionado. Una vez terminado, puedes presionar Enter y la suma de las celdas seleccionadas será calculada.

Como añadir celdas usando AutoSum

Hay unas herramientas en Excel que te deja hacer simples sumas con un clic, llamado AutoSum. Tú puedes encontrarlo en el menú de inicio, y tienen el simbolo griego de la letra mayúscula sigma (Σ).

Con esta herramienta tú puedes, desde la situación de la  primera imagen antes de que cualquier cálculo este hecho, seleccionar tres de celdas F3, F4 y F5, presiona el botón AutoSum, y este se llenara inmediatamente con las celdas con las sumas de las celdas a la izquierda(el mismo resultado que obtuvimos cuando añadimos las celdas en la columna).

También puedes seleccionar tres celdas C6, D6 y E6 y presionar AutoSum para tener las sumas de las celdas arriba (el mismo resultado que cuando tú añades celdas juntas en una columna).

De forma alternativa, la herramienta Autosuma puede ser usada con un atajo para escribir la fórmula SUM. Entonces tú puedes seleccionar las celdas a sumar con el mouse o escribir el intervalo de las celdas a sumar adentro del paréntesis de la fórmula.

Si las celdas seleccionadas están cerca de otras celdas llenas la fórmula SUM puede ser pre-llenadas con la sugerencia de las celdas a sumar.

En conclusión

La fórmula SUM() permite sumar celdas. En orden de determinar  que celdas sumar, tú puedes escribir sus nombres con argumento de la fórmula SUM(), o puedes seleccionarlas con tu mouse después de que hayas escrito el nombre de la fórmula y abierto el paréntesis. La fórmula puede también ser usada con la herramienta Autosum.

Traducido del artículo : AutoSum Excel – How to Add Numbers with the Sum Formula por Ilenia Magoni.

Sí, lo es, pero es un poco complicado y también solo funciona en una celda a la vez. Sin embargo, no se preocupe, veremos al final cómo hacer que funcione en un grupo de celdas. Exploremos cómo contar palabras en Excel.

Las funciones de Excel que usaremos para contar caracteres

Necesitamos aprender sobre tres funciones de Excel, LEN(), TRIM() y SUBSTITUTE(), antes de poder usarlas en la fórmula.

Cómo usar la función LEN() en Excel

La función LEN() toma una celda con contenido de texto y devuelve el número de caracteres en esa celda.

Por ejemplo, si escribimos The horse under the three en una celda, y usamos la función LEN () para calcular el número de caracteres en esa oración en otra celda, obtendremos 25. Puedes ver cómo funciona aquí:

Al especificar que queremos el LEN() de la celda B1 (LEN(B1) , en la celda B2 anterior), Excel hace este cálculo por nosotros.

Nota: Explicaré por qué incluí el error de ortografía ("three" en lugar de "tree") a continuación.

Cómo usar la función TRIM() en Excel

La función TRIM() toma una celda con contenido de texto y devuelve el mismo texto sin ningún espacio en blanco al principio o al final.

Por ejemplo, digamos que tenemos una celda que se ve así:       The horse under the three   (con 7 espacios antes del texto y 2 al final. Tiene una longitud total de 34 caracteres, incluidos los espacios.

La función TRIM() nos devolverá The horse under the three (con solo los 25 caracteres originales) sin los espacios al principio o al final. Así es como se ve:

Puedes ver que, similar al ejemplo anterior con LEN(), cuando colocamos las instrucciones TRIM() en la celda B4, Excel calcula el valor correcto en la celda B5.

Cómo utilizar la función SUBSTITUTE() en Excel

La función SUBSTITUTE() reemplazará un fragmento del texto con otro fragmento de texto. Por ejemplo, en el texto que hemos estado usando hay un error de ortografía (en lugar de tree tenemos three). Podemos arreglarlo usando la función SUBSTITUTE().

La sintaxis es SUBSTITUTE (text, old_text, new_text, [instance_num]), siendo text el texto que vamos a cambiar. En este caso, tendremos el texto que queremos cambiar, y el old_text y la parte que queremos cambiar (tree) que serán reemplazados por el new_text (three).

La fórmula completa es SUBSTITUTE (B4, "three", "tree"). Tenga en cuenta que el texto de una fórmula siempre debe estar entre comillas. Así es como funciona:

En caso de que necesite saberlo, instance_num es un parámetro opcional que usa en caso de que haya varias instancias de old_text en el texto y desee cambiar solo una de ellas. Pero no lo estamos usando aquí.

Cómo contar palabras en Excel

Hemos aprendido a usar las funciones individuales anteriores, ahora necesitamos usarlas juntas de una manera algo complicada.

Antes de juntarlas, intentemos entender cómo los estamos usando, y luego construiremos juntos la fórmula completa.

Cómo funciona el contador de palabras en Excel.

Excel no tiene una fórmula o herramienta de conteo de palabras adecuada, pero hay una cosa que podemos contar, y son los caracteres, como aprendimos anteriormente. Específicamente, vamos a contar el número de espacios dentro de la cadena. Y de eso, vamos a derivar el número de palabras simplemente agregando 1 al número de espacios.

Cuando miramos nuestro ejemplo, podemos ver que la cuerda The horse under the tree tiene cuatro espacios. Si sumamos uno, obtenemos cinco, el número total de palabras en la oración.

Contar espacios tampoco es una tarea trivial. Dado que no existe una herramienta o fórmula específica que pueda contar solo espacios, debemos ser un poco creativos.

Lo que vamos a hacer es contar el número de caracteres en la cadena y luego contar el número de caracteres en la cadena cuando se hayan eliminado los espacios (podemos usar SUBSTITUTE (text, "", "") para esto). Luego tomaremos la diferencia entre los dos.

The horse under the three tiene 24 caracteres, mientras que Thehorseunderthetree tiene 20 caracteres. La diferencia es 4, que es el número de espacios en la cadena original. Si sumamos 1 obtenemos 5, el número de palabras.

Poniéndolo en práctica

Ahora necesitamos poner una fórmula única que hemos visto en el último párrafo. Esta fórmula tiene tres componentes:

• La longitud de la oración con espacios al principio o al final de la oración eliminada (queremos contar solo los espacios entre las palabras), por lo que usaremos LEN(TRIM (texto))
• La longitud de la cadena sin espacios, en este caso, no necesitamos usar TRIM() ya que estamos eliminando todos los espacios, entonces LEN(SUBSTITUTE(text, "", ""))
• Luego solo agregamos 1.

La fórmula completa es: LEN(TRIM(text)) - LEN(SUBSTITUTE(text, "", "")) + 1.

Cómo crear una función personalizada para contar palabras en Excel

Hemos aprendido a contar palabras en una celda, pero tal vez no queramos escribir todo eso cada vez que necesitamos contar el número de palabras.

Afortunadamente, podemos resolver esto creando una función personalizada para contar palabras. También podemos tener una función personalizada para contar el número total de palabras en varias celdas.

Cómo crear una función personalizada con Visual Basic para aplicaciones

Podemos abrir el editor de VBA con Alt + F11 ( FN + Alt + F11 para Mac). Luego podemos ir a Insertar> Módulo, y estamos listos para escribir nuestra función.

Podemos usar lo que ya hemos escrito como punto de partida, pero necesitamos reemplazar SUBSTITUTE, ya que eso no existe en Visual Basic, con la función REPLACE. Así que ahora tendremos LEN(TRIM (texto)) - LEN(REPLACE (text, "", "")) + 1.

Nombramos la nueva función que queremos crear. He elegido el nombre WORDCOUNT, pero puede usar el nombre que desee. Simplemente reemplácelo en los dos lugares donde está escrito con el nombre de su elección.

Function WORDCOUNT(text)
   WORDCOUNT = LEN(TRIM(text)) - LEN(REPLACE(text, " ", "")) + 1
End Function

Una vez que agregue este código en el editor, habrá creado la función. ¡Ahora puedes cerrar el editor y disfrutar de tu nueva función! Pero tenga en cuenta que solo funciona para este libro.

Así que ahora hagamos que la función funcione con más de una celda, y luego también podemos agregarla permanentemente a Excel.

Cómo crear una función de Excel personalizada para contar el número total de palabras en un grupo de celdas

Ahora actualizaremos la función para que funcione con un rango de celdas para que sea un poco más útil. Tomamos el mismo código que el anterior y lo aplicamos a cada celda dentro de un rango, sumando el número de palabras en cada celda.

Reemplaza el código que escribimos antes con lo siguiente:

Function WORDCOUNT(rng As Range)
    Count = 0
    For Each cl In rng
        thisCount = LEN(TRIM(cl.Value)) - LEN(REPLACE(cl.Value, " ", "")) + 1
        Count = Count + thisCount
    Next
    WORDCOUNT = Count
End Function

Nota: esta versión funciona con un solo rango de celdas y todas las celdas seleccionadas deben contener texto. Si lo desea, puede intentar hacer su propia versión más versátil, ¡simplemente explore VBA por su cuenta!

Por último, queremos asegurarnos de que nuestra función esté disponible en todos los libros de trabajo de Excel. Para hacer eso, tenemos que cerrar el editor de VBA y guardar el libro en el que estamos trabajando como *.xlam, el tipo de archivo de complemento de Excel.

Para ello podemos ir a Archivo> Guardar como, darle al archivo un nombre que nos permita reconocerlo, como "WordCount", elegir el formato "Complemento de Excel (* .xlam)" del menú desplegable. No cambie la carpeta en la que guarda el archivo, ya que se establece automáticamente en una carpeta AddIns.

Para ello vamos a Archivo> Opciones> Complementos. En la parte inferior de la ventana, seleccione "Complementos de Excel" en el menú desplegable y haga clic en Ir .... En la nueva ventana use el botón Examinar ..., y allí debería abrir la carpeta de Complementos que hemos guardado el archivo. in. Selecciónelo y presione Ok, luego Ok nuevamente. Ahora la función WORDCOUNT() estará disponible cada vez que use Excel.

Conclusión

En este artículo, hemos aprendido a contar palabras en una cadena en Excel.

Y aunque Excel no tiene una herramienta preparada para contar palabras, aprendimos cómo crear nuestra propia función personalizada para evitar tener que escribir cada fórmula cada vez que queremos obtener la cantidad de palabras en una cadena.

Finalmente, también aprendimos cómo expandir nuestra función para que funcione con cualquier número de celdas.

Traducido del artículo de Ilenia Magoni - Word Count in Excel – How to Check the Number of Words

A medida que la base de datos crece, uno de los principales problemas que encuentran muchos usuarios es la obtención de valores y filas duplicadas. Esto puede hacer que tus cálculos sean inexactos y hará que la gente cuestione tus habilidades.

Podría acabar dando un informe resumido con valores duplicados o incluso enviando una carta a la misma persona dos veces. Así que tendrás que encontrar y eliminar los duplicados para evitar estos pequeños errores que podrían tener graves implicaciones.

Opción 1: Usar la herramienta de eliminación de duplicados

Dado que este problema sucede a menudo, hay un comando dedicado en una cinta que hace que sea fácil de tratar con los duplicados. Este es el caso de las versiones recientes de la suite Microsoft Office, como Excel 2007 hasta 2016.

Seleccione la mesa en la que va a trabajar

En primer lugar, hay que seleccionar las celdas a las que se quiere llegar, ya que la herramienta puede utilizarse para eliminar duplicados en filas enteras o registros parcialmente coincidentes.

Puede hacerlo seleccionando la tabla y pulsando Ctrl + A. Debe asegurarse de que el archivo original está guardado, ya que el proceso elimina los duplicados de forma permanente.

Haga clic en la pestaña de datos en la parte superior de la pantalla

Una vez seleccionado el rango, compruebe la parte superior de la pantalla y haga clic en la pestaña de datos. Se mostrarán los diferentes comandos, y entonces deberás buscar "eliminar duplicados" y hacer clic en él.

Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo en la pantalla. La primera fila se selecciona automáticamente al estar marcada la opción "mis datos tienen cabecera". Si no hay cabecera y los datos comienzan en la primera fila, desmarque esa opción.

Pulse el botón OK para eliminar los duplicados

Toda la tabla está ahora seleccionada, por lo que debe seguir adelante y pulsar el botón OK. Esto eliminará todos los duplicados. Los detalles de la eliminación aparecen en la pantalla con los valores únicos restantes y el número de entradas duplicadas eliminadas.

Sin embargo, si quiere eliminar duplicados parciales con base a columnas específicas, debe seleccionarlas, dejando el resto. Si la tabla contiene muchas columnas, lo mejor es deseleccionarlas todas y luego sólo seleccionar las que necesitan eliminación de duplicados.

Una vez hecho esto, debe hacer clic en Aceptar. A continuación, se eliminará la información duplicada y se mostrarán los detalles en la pantalla.

Opción 2: Uso de filtros avanzados en Excel

El icono de filtro avanzado le ayuda a identificar y eliminar los duplicados en Excel. Se puede utilizar en el último paquete de Microsoft Office y en la versión 2003. Es necesario abrir la hoja de cálculo de Excel y seleccionar todo haciendo clic en Ctrl + A.

Haga clic en la pestaña de datos y luego en el botón avanzado de la sección de ordenación y filtrado

A continuación, debe hacer clic en la pestaña Datos, situada en la parte superior de la pantalla, donde aparecen diferentes secciones. Busque la sección de ordenación y filtrado y haga clic en el botón avanzado.

Aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla en el que puedes seleccionar "copiar a otra ubicación" o "filtrar la lista en el lugar". Esta última opción oculta todas las filas con duplicados, mientras que la primera genera una copia de los registros.

Ajuste el rango de datos en el "rango de la lista"

En el cuadro de diálogo, hay un campo de rango de lista con datos rellenados por Excel. Si quiere cambiar el rango, puede hacerlo ajustándolo en el 'rango de la lista'.

Dejar el rango de criterios en blanco y copiar en el campo sólo es útil si ha elegido copiar en otro lugar. En caso contrario, déjelo en blanco para la opción "filtrar la lista en el lugar".

Marque la casilla "sólo registros únicos".

En el mismo cuadro de diálogo, hay un campo denominado "sólo registros únicos": marque esa casilla. Esto le dice a Excel que filtre los duplicados y conserve las entradas únicas.

Haga clic en Aceptar para eliminar los duplicados

Una vez que haya seguido este proceso, puede hacer clic en el botón Aceptar para deshacerse de los duplicados. El documento contiene entonces datos duplicados, excepto los que se han eliminado.

Como el proceso supone que hay cabeceras en el documento, si la primera fila contiene un duplicado, no se eliminará. Elimínelo manualmente si no es una cabecera.

Cuando se utiliza el proceso de filtrado avanzado, sólo se pueden eliminar los duplicados en toda la tabla, ya que no hay opción de hacerlo parcialmente. Sin embargo, puede eliminar los duplicados y al mismo tiempo, crear una copia de los datos.

Opción 3: Usar una herramienta de eliminación de duplicados con 2 clics del ratón

Además de los eliminadores de duplicados incorporados, puede utilizar complementos como el eliminador de duplicados de Ablebits para deshacerse de los duplicados. La herramienta es polivalente y puede realizar también otras funciones. Funciona en todos los sistemas operativos y en todas las versiones de Excel. Aquí nos centraremos en una forma de utilizar la herramienta que requiere sólo 2 clics del ratón.

Seleccione la celda de la tabla que le interese

Marque la tabla donde necesita eliminar los registros duplicados y en los datos de Ablebits haga clic en "dedupe table". Esto selecciona toda la tabla y el cuadro de diálogo se abrirá con todas las columnas elegidas automáticamente.

Seleccione eliminar duplicados en la lista desplegable del campo "seleccione la acción".

En la parte inferior derecha, hay una lista desplegable bajo el campo de selección de acción. Elija la opción de eliminar duplicados y pulse OK. Los valores duplicados se eliminarán, excepto las primeras ocurrencias.

Eliminación de duplicados en columnas clave

El proceso de 2 clics del ratón se puede utilizar para eliminar los duplicados en filas específicas bajo columnas cruciales. Para ello, desmarque las demás columnas dejando marcadas las que desea eliminar la duplicación. Siga los dos puntos anteriores y los duplicados se eliminarán.

La acción de seleccionar puede utilizarse para otras operaciones, como copiar los duplicados a otra ubicación sin eliminarlos. Utilice el menú desplegable para seleccionar en consecuencia para que su hoja de Excel esté ordenada y sin errores.

Palabras finales

Borrar los duplicados en Excel es sencillo utilizando las tres opciones destacadas anteriormente. El proceso es fácil, y con esta guía se puede hacer con unos pocos clics para obtener la última ayuda de asignación y asistencia de trabajo de Excel.

Cuando trabajes en Excel siempre debes limpiar tu conjunto de datos, eliminando cualquier error poco profesional. Si te encuentras con algún problema, comprueba que los datos que se están procesando no están subtotalizados ni perfilados.

En estos casos, es necesario eliminar los subtotales y el esquema, y luego utilizar cualquiera de los métodos anteriores. Los datos quedarán entonces limpios, lo que facilitará mucho el trabajo con ellos.

Traducido del artículo de James Murphy - How to Remove Duplicates in Excel – Delete Duplicate Rows with a Few Clicks

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Excel es una de las herramientas más utilizadas en los negocios, la ingeniería, la contabilidad y muchos más sectores. Te ayuda a organizar y manipular una gran cantidad de datos que de otro modo, pueden ser lentos de entender, mundanos y difíciles de organizar.

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En este curso de Excel, aprenderá a:

• Introducir datos.
• Navegar por una hoja de cálculo.
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Cursos y tutoriales gratuitos de Excel

Aquí hay muchos otros cursos y tutoriales gratuitos de Excel que puedes utilizar para dominar Excel. Estos responden a algunas de las preguntas más frecuentes sobre Excel.

• Recuento de palabras en Excel - Cómo comprobar el número de palabras
• Autosuma en Excel - Cómo sumar números con la fórmula de la suma
• Numeración Automática en Excel - Cómo numerar celdas automáticamente
• Ejemplo de VLOOKUP - Cómo hacer VLOOKUP en Excel

Aquí tienes algunos tutoriales de programación de Excel, por si quieres combinar Python y otros lenguajes de programación con las hojas de cálculo para automatizar aún más tu trabajo.

• Cómo crear, leer, actualizar y buscar a través de archivos de Excel usando Python
• Tutorial VBA de Excel - Cómo escribir código en una hoja de cálculo utilizando Visual Basic
• Cómo eliminar duplicados en Excel - Eliminar filas duplicadas con unos pocos clics
• Cómo Crear Hojas de Cálculo Auto-Actualizables de Datos Bursátiles con Python, AWS e IEX Cloud
• Cómo construir una excelente integración de Stripe con Node.js: 4 mejores prácticas y ejemplos
• Cómo generar un informe de Excel en una API REST de Spring Boot con Apache POI y Kotlin

Traducido del artículo Excel Classes Online – 11 Free Excel Training Courses

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El curso fue creado por Shad Sluiter. Shad es profesor de Ciencias de la Computación en Grand Canyon University. En los últimos 20 años ha enseñado a estudiantes de sexto grado a personas mayores en muchos aspectos de la tecnología.

Excel es una de las herramientas mś utilizadas en el mundo de los negocios, la ingeniería, la contabilidad y muchas otras industrias. Le ayuda a organizar y manipular una gran cantidad de datos que de otra manera pueden ser muy largos, mundanos y difíciles de organizar.

El dominio de Excel aumenta las posibilidades de conseguir un trabajo. Puede ayudarte a acelerar tu carrera en muchas direcciones diferentes, como empezar tu viaje como analista de datos.

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• introducir datos,
• navegar a través de una hoja de cálculo,
• crear fórmula para resolver problemas,
• crear tablas y gráficos,
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• usar tablas pivotantes,
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• y más.

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Traducido del artículo de Beau Carnes' - Learn Microsoft Excel - Full Video Course