本指南基于作者 5 年的方法应用经验，这些方法或来自行为心理学，或来自工作效率的有关研究。我曾以一名开发者、导师、创作者的身份应用过这份指南，效果很好。
如果说读完这篇文章你只能记得一条学到的内容的话，它将是：
有效的工作效率提升是以一定的科学原理为依托的，绝不是什么窍门儿，也不是任何花里胡哨的工具。
倘若你理解了这句话并将其予以运用，你将不会再为保持头脑清醒和注意力集中而困扰，而且当你身处一团乱麻时，这条建议尤为能够派得上用场。
这篇文章会讲什么
- 第一部分：过程 >> 工具
- 第二部分：当你无法摆脱拖延时该怎么办
- 第三部分：理智先行，执行力后行
话不多说，我们就直奔主题吧！
第一部分：过程 >> 工具
每当你感到不知所措时，很大可能是因为你的工作流程有问题，不是工具。
一个合理的工作流程在任何时候都要远远胜过各种花里胡哨的工具。
在我认识到这一点之前，我曾苦于追求“持久性的工作效率”。它的关键就在于 持久性 一词。
每个人时不时地都能保持高效，可要想把这种高效保持下去就需要费点心思了。
以前，我能完成很多事情。但我总觉得自己漏了点什么。我的做事理念就是速度和执行力高于一切。这种理念在短期内是行之有效的，但是长期来看缺乏可持续性。
我从各种地方获悉了一些生活小窍门儿，也试着用过市面上所有的效率管理工具，包括下面这几款比较流行的：
- 印象笔记：毫不费力，让你的笔记有条有理。
- Google Keep：随时记录你的想法。
- One Note: 适用于你的设备的数字笔记应用程序。
- Any.Do：一款可结合日历、计划器和提醒来使用的待办事项清单应用。
- Todoist：安排工作和生活的待办事项清单应用。
哦对了，我还用了 Trello 前后装卸过 3 次，因为每个人都在说它特别特别好用。
但这点我不敢苟同。
每隔几个月，我都会换着用这些应用。
时不时地，我也会去电子化，该用全纸质。但在那些时间，我要么是把笔记本落在家里了，要么就是懒得背在身上，因为我的口袋根本就装不下一个笔记本。
但这一切都没有用，我还是感觉被待完成的任务压的喘不过气来。过了一段时间后，我认识到：
做事流程不够好，工具再好，也于事无补。
因此，我把做事的理念转向了专于流程。自此，无论是我的工作效率还是时间管理能力都大幅提升。
我下面要分享的 4 步简单的做事流程适用于所有应用，无论你更偏好用哪款应用，都没有关系。
我现在用的是 Google Keep。但当你接着往下读的时候，我希望你能自动把它替换为你最爱的那款应用，或是 “Todoist”，或是 “One Note”，或是别的，都没问题。
我们要专注的是如何从宏观上安排诸多任务，因为这才是我们使用任何工具时最应重视的一点。
是不是很有道理？
那我们就看看这 4 步具体是什么吧！
1) 找到你获取“真相”的唯一来源
我把 Google Keep 当作自己获取“真相”的唯一来源，然后把其它效率工具当作一种辅助。也就是说，Google Keep 是我做事前要前往的第一站。
我在上面记录的内容有
- 购物清单
- 日志
- 健身计划
- 理财策略
- 想看的奈飞剧集
- 其它随时随地的想法
以上每一类事项都有它们的专属标签。因此，我只需在手机上点几下或是在谷歌浏览器的标签页点击几下就能对我的待办事项了然于胸了（我的 Google Keep 在谷歌浏览器是保持日常打开状态的）。
接着，我会去日历上看看已确定的预约事项，顺便瞟一眼我每周在会议上花费的时间。
接着，我会打开 Trello 看看团队追踪合作。
再接着，我会交替使用 Notes 和 Google docs，分别进行个人写作和协作写作。有趣的是，我大部分的写作都是从手机上的 Google Keep 开始的。
包括这篇文章。
如果我看写的比较长了，我会转到我的笔记本电脑上去，从网页版的 Google Keep 把写作内容复制粘贴到 Notes 或是 Google Docs。
每当我感觉我需要用到特殊格式或是我想用我最爱的字体（Montserrat font）写作时，我就知道我应该切换到一个写作工具上去了。
切换到另一个工具并非一定是件坏事。
尽管很多人不相信这一点。
如果你现在立马就行动起来去找寻你唯一的“真相”来源，你的工作效率将会发生巨大改观。
但如果你仍无动于衷，那么当你开始感到手头的事情应接不暇时，你仍将苦于心烦气躁。相信我，你一定会有感到应接不暇的时候。
2) 不要去追求一个事事都能解决的应用
这一观点颇受争议。
之前曾有人站出来质疑过我，尤其是一款名为 Notion 的新应用走红以后（Notion）。
大多数人试图改造他们最爱的生产效率工具，让这些工具兼具写作功能、协作功能、日历功能等等。总之就是一个全能型应用。
但现实是，没有哪款应用可以解决一切问题。
很长一段时间以来，我也曾深陷“全能应用”这种错误观念之中。
相信我，挑选一个你获取“真相”的唯一来源，然后让其它工具予以辅助，远比找到一个“全能应用”好用的多。
- 同时去用 Keep 和 Trello 是完全可以的。
- 同时去用 Notion 和 Notes 也是完全可以的。
- 同时去用待办事项提醒应用和日历应用也是完全可以的。
这些工具未必是相互替代的，它们也可以相得益彰。
3) 不要纠结纸质 还是 电子 – 可以既纸质 又 电子
偶尔隔一段时间，我会倾向在纸张上写作。
尤其是当我要计划一些重大目标时，我会更想把它们写在纸面上。我喜欢把各种事情以脑图的形式呈现在眼前。
此外，用我最爱用的笔去书写时，我的思路也会更加顺畅。
在用纸张书写时，我会先在纸上草草写下自己的想法，写完后再把它拍下来并添加到我 Google keep 的相关标签下。
所以说，当你打开我在 Google keep 上的 “重大目标” 标签时，你会发现一大堆的照片。
当然，在和同事在白板上探讨编程项目或是进行头脑风暴时我也会习惯采用上面提到的这种形式。
- 写在纸上。
- 拍照。
- 添加到相关标签下。
然后这张纸就进垃圾桶了。
从多年以来的纸质书写经历中我发现，我只是在纸上写字的那一刻觉得纸质书写很享受。
过了几个星期后，我会发现我的办公区域全是废纸屑。
所以，拍下照片后我很快就会把纸张丢进垃圾桶。
这就既满足了我要用 planner（任何时间都远比小笔记本好用）的需求，又能满足我不时想在纸上写写画画的爱好。
在我看来，没必要纠结是只用纸质还是只用电子。这个问题本身就很荒谬。
我更关心的是如何才能帮助我减轻繁重的工作负担，两个都用且效果好的话也没什么不可。
当然，你可能只想用纸质或者只用电子，这也完全是可以的。你只需注意，要想保持高效，二者并非鱼和熊掌、不可兼得。
另外，有人曾推荐过 Rocketbook (a smart notebook)。它是一种可以复写的笔记本，写下内容后，你可以将其上传云端，然后把整页纸重新擦干净。
尽管我从未用过，但还是想在这里说明一下，如果你觉得不错可以去看看。
4) 多去回顾总结 – 每周一次，每月一次，每年一次
在工作日，我每天早上都会在笔记本上浏览一遍我的 Google Keep，以便获悉当天的重要事项。
这点也是我避免因为手头事情越积越多而应接不暇的关键。
一天中，我会通过手机或是笔记本在 Google Keep 上添加事项。如此一直循环到周五。
每个周五，我都会去浏览一遍我的 Google Keep，清理掉那些没有完成的任务或是那些应该移到其它工具的任务。
如此周复一周。
遵循这个过程可以让你处理事情时不仅得心应手且事半功倍，但有时，拖延症会让你停滞不前。
第二部分：当你无法摆脱拖延时该怎么办
你知道吗？80% 的人都无法完成自己的新年目标。是不是很惊人？
不幸的是，拖延症在其中扮演着重要角色。
但别担心，你可以通过下面三个方法来打败拖延症：减少你的“完美”目标；弄清楚自己下一步的行动；借助行为心理学调节自己的行为。
让我们一个一个来看。
1) 把你对第一步的要求从 “A+” 降低到 “B”
如果你是一个完美主义者，你会产生拖延。如果你的目标过于宏大，以致不知如何迈出第一步，你也会产生拖延。
如果你是一个拖延型的完美主义者，你会经常感到疲惫不堪且沮丧无比，因为你的宏大目标一直都停留在你的脑子里，而你还尚未为之付诸任何行动。
之所以没有付诸行动，是因为你期望自己的每一步都走得尽善尽美。
一个完美主义者要想解决拖延问题，就要从以 “B” 而非 “A+” 来要求自己的第一步开始做起。也就是说，你要退一步，让自己的第一步看着“还不错”就可以了，而非一定要“完完美美”。
2) 明确接下来的一小步
比如说，你的待办事项可能是这么写的：
构建一个绝佳的作品集网页来助力自己找工作。还要设计一个惊艳众人的登录页面。
但是：
- “绝佳” 具体指哪方面有多好呢?
- 什么 类型的编程项目 应该放在我的作品集中呢？
- 我是重新做一个自己的App比较好还是用一个现有的模版呢?
- 我需要学哪种语言呢？需要多长时间？什么时候学？怎么学？
当你头脑中有太多个悬而未决的问题有待解决时，你的意识就会拒绝采取任何行动，从而陷入拖延之中。
要破解这一困境的办法是，花 90 秒去思考并回答这个问题：
对于这个任务，我接下来想要实现的最小一步是什么呢？
比如说：
- 如果你在构建一个作品集，接下来的最小一步就是打开一个文档，写下一个粗略的计划。而不是打开 visual studio，捣鼓 C++ 里的各种小技巧。
- 如果你在为编程小白编写一本教科书，你接下来的最小一步不是去写第一章，而是为整本书的各个章节列一个初始的大纲。
- 如果你刚接触编程，你要做的就是 寻找你学习编程的渠道 你最终可以落脚到某一个具体的渠道，而非东一榔头、西一棒槌，漫无目的地学了几个月后仍然感到前路迷茫。
你的下一步行动越细微，就越可能实现。
而当你一小步一小步往前推进任务时，你就打败了拖延。
3) 借助行为心理学的方法调整自己
有些日子里，你就是会犯懒。
你也明白，不管你心里怎么想，你得去工作了，可你并没有采取任何行动。
你可以试试下面这些行为心理学的原理。
- 截止日期效应：打开网址 www.tomato-timer.com，设置一个 5 分钟的倒计时，然后尽最快速度去开始着手你的下一个最小一步。大多数情况下，你会发现自己工作了不止 5 分钟。这就对了，因为在 蔡格尼克记忆效应 作用下，你会倾向完成你已经开始的工作。
- 负面增强，直到你开始工作为止：如果你发现自己不知为什么在这5分钟啥也没干计时器就截止了，那就重新开始计时。一条附加的建议是，打开计时器设置，设置一个你极其讨厌的提醒铃声。重复这个过程5遍，每一遍都通过看着倒计时触发铃声的方式来惩罚自己！
- 重新反思你的动力：假如过了 5 遍之后，你还是什么也没干。那就说明你根本就没有动力去做这件事，你需要思考一个更加深层次的问题：
“我做完这件事对我有什么意义？”
有时，去看看 别的开发者是如何改变自己的生活的 或许能给你一些动力。
如果你还是对这件事的意义感到不明不白，那就不要做这件事了，你需要去寻找其它能够激发你动力的事情去做。
但要尤为注意的是，无论你完成了多少工作，高效绝不是 24 小时连轴转、毫不停歇地工作。
你需要权衡工作和休息以保证能够持续向前推进工作的开展。
第三部分：调节好精神再行动
完成一些任务后并不总是意味着要接着做更多。有时，你需要的不再是更快、更好，而是照顾好自己的思想。
“自我护理绝不是自私的体现。每当我们倾听真我并对其予以需要的关怀时，我们并不仅是为了自己才那么做，也是为了与我们的生命有交集的诸多他人。” - 帕克·帕尔默
如果你不把自我护理摆在重要位置，你一定会累垮。相信我，真的有开发者累垮过。
而当累倒了好几次后，你就会开始质疑，或许自己并不是吃这碗饭的料。
你是。
只不过你的工作方式一点点蚕食了你的斗志。
下面是些简单的方法，你可以以它们为起点，对自己的关怀更多一些。这些小活动和人们听到生产力时所产生的期待不同。
但是你需要它们。
将你的工作地点和休息地点区别开来
我发现，在一个地方休息之后，接着在这个地方工作会有些吃力。
同样，在一个地方工作之后，接着在这个地方休息会很难放松下来。
你并不必为此找到两个不同的房间。
你只需要有意识地去创造一种物理上的不同即可，如此你便可以从一个模式切换到另一个模式。如果没有这种区分，我会连续几周都感到晕头转向、身心疲惫。
一日一浴，体力充裕
这条建议很容易实现。如果能在早上洗澡更好，但如果不行，你在快要结束前一日时也可以洗个睡前澡。这会让你感觉你这一天已经有所作为了。
烹饪疗法
尽管我并不经常烹饪，但我很喜欢烹饪。按照菜谱的指示操作并想出一些新点子的感觉非常神奇。
“没有人在烹饪时是一个人。即便是在她最孤独的时候，一名厨房里的厨师也被先前的几代厨师、当下厨师的建议和菜单以及烹饪作家的智慧紧紧围绕着。” — 劳里·柯文
做什么饭都可以，做出来的食物好吃或不好吃都没有关系。
起到帮助作用的是你远离尘世喧嚣的过程。烹饪时可以放点爵士乐，你不知不觉就被传送到另外一个宇宙了。
晒晒太阳，多少都无所谓
我曾从不相信天气会对一个人的心情有很大影响，但它的确会。
待在室内太久会让你感到万事都很无望。当患上 幽闭烦躁症 时，你会像只发了疯的浣熊似的在你的生活空间暴躁不安、横冲直撞。
要解决这个问题，你也并不一定非得踏出门外。我发现如果我每天早上都去打开窗户，我就完全不会有幽闭烦躁症的感觉。
你无需一面巨大的窗户，也无需到室外长走，只需要留出几分钟的时间安静地一人享受一会儿阳光就够了。
写在最后
“有些事情可能并不起眼，但在涟漪效应下，这些小事情也能发挥大作用。”– 马特·贝文
回顾一下你刚刚读到的内容。
你会发现每一条建议听起来都非常简单，因为它们本身都是非常微小的事情。
但将它们所有结合在一起却能让我处理事情的效率大大提升。如果你能遵循这些原则，你也可以实现同样的转变。
记得：
- 过程 >> 工具
- 打败拖延症，否则你就会为它所控
- 自我护理调节精神比毫不停歇的工作更重要
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小贴士 - 我喜欢做研究，所以我倾向用行为心理学和神经科学的概念来支撑我的建议和方法。
原文：How to Be Productive, Feel Less Overwhelmed, and Get Things Done，作者：Endy Austin